Hur väljer man rätt DJ till företagsevent?

Det första ni bör fråga är vilken typ av event DJ:n brukar arbeta med. En företagsfest skiljer sig på flera sätt från exempelvis en nattklubb.

• bakgrundsmusik under mingel
• musik under middag
• mikrofon för tal
• prisutdelningar
• presentationer
• övergångar mellan olika programpunkter
• öppning av dansgolvet
• festmusik för gäster i flera åldrar

En DJ med erfarenhet av företagsevent förstår hur delarna hänger ihop och kan anpassa musiken efter kvällens tempo. Det handlar om hela upplevelsen från gästens ankomst till sista låten.

En färdig spellista kan inte veta vilka gäster som faktiskt börjar dansa, vilken generation som dominerar dansgolvet, vilka genrer som fungerar bäst eller när energin behöver höjas.

En erfaren DJ anpassar musiken löpande efter vad som händer i rummet. Om 90-tal fyller dansgolvet kan man stanna där en stund; fungerar disco, svensk pop eller modern house bättre kan kvällen styras åt det hållet.

Ni bestämmer riktningen – DJ:n anpassar musiken efter gästerna.

Priset för en DJ säger ganska lite om man inte samtidigt vet vad som ingår. Fråga därför om erbjudandet omfattar:

• DJ-utrustning
• ljudanläggning
• festbelysning
• mikrofon
• Installation av anläggning, soundcheck samt rivning
• transport
• musikplanering inför eventet
• eventuell extra speltid

På vissa event finns redan ljud och teknik i lokalen. På andra behöver hela lösningen tas med. Leverantören bör kunna bedöma vad som faktiskt behövs.

En mindre middag för 40 personer har inte samma behov som en företagsfest för 200 gäster.

• antal gäster
• lokalens storlek
• dansgolvets placering
• takhöjd och akustik
• om ljudet även ska användas under middag och tal

För lite ljud kan ge en tunn och ansträngd upplevelse, men större är inte alltid bättre. Ett professionellt upplägg dimensioneras efter lokalen och användningen.

Tal och presentationer är vanliga på företagsevent, men mikrofonen glöms ofta bort. En trådlös mikrofon är ofta praktisk för välkomsttal, VD-tal, prisutdelningar, presentationer och spontana inslag.

Kontrollera också vilket ljudsystem mikrofonen ska användas med. Att lokalen har en mikrofon betyder inte automatiskt att den fungerar med resten av utrustningen.

Teknik kan strula – även professionell utrustning. Skillnaden ligger ofta i hur väl förberedd leverantören är.

• vilken typ av DJ-utrustning som används
• om viktig utrustning har backup
• hur problem med kablar eller anslutningar hanteras
• om ljudet testas innan gästerna anländer
• vem som ansvarar för tekniken under kvällen

En seriös offert bör göra det enkelt att förstå vad ni faktiskt köper.

• vilken tjänst eller vilket paket som erbjuds
• antal speltimmar
• vilken utrustning som ingår
• eventuell transport
• eventuella tillval
• villkor för extra tid
• totalpris inklusive eller exklusive moms

Två offerter kan se likvärdiga ut tills man upptäcker att den ena inkluderar ljud, ljus, installation och mikrofon medan den andra enbart avser DJ-tjänsten.

Om ni bokar via ett större företag eller en förmedling är det bra att fråga vem som faktiskt kommer vara DJ.

• vem som ansvarar för kvällen
• vilken erfarenhet DJ:n har
• hur musikplaneringen går till
• vem ni har kontakt med inför eventet

Ni behöver inte skapa en komplett spellista. Ge istället DJ:n en tydlig bild av vilken musik ni gillar och vilken känsla ni vill skapa.

Musik ni gillar

Exempelvis disco, 90-tal, modern pop, svensk musik eller house.

Must-play

Några låtar som företaget eller gästerna gärna vill höra.

No-go

Genrer, artister eller låtar som inte passar eventet.

Gästerna

Berätta ungefär vilken åldersfördelning ni förväntar er och vilken typ av företagsfest ni planerar.

Att välja enbart efter lägsta pris

Jämför vad som faktiskt ingår, inte bara slutsumman.

Att boka för sent

Populära fredagar och lördagar – framför allt inför jul – kan bokas långt i förväg.

Att glömma ljudet för tal

Dansgolvsljud och ljud för presentationer är inte alltid samma sak.

Att inte kontrollera lokalen

Riggtider, el, akustik och restriktioner för exempelvis rök eller hazer bör kontrolleras innan eventdagen.

Att detaljstyra hela spellistan

Ge DJ:n en tydlig musikalisk riktning, men lämna möjlighet att anpassa musiken efter gästerna.

Att inte ha en kontaktperson på plats

Utse gärna en person som DJ:n kan stämma av förändringar i körschemat med.

När DJ, ljud och festbelysning planeras som en helhet blir det färre tekniska gränssnitt att hålla reda på.

• vilket ljudsystem som behövs
• var högtalarna ska placeras
• vilken mikrofon som ska användas
• hur festbelysningen ska byggas
• när installationen ska ske
• hur övergången från middag till dansgolv ska fungera

Finns bra befintlig teknik kan den ibland användas. Det viktiga är att lösningen planeras utifrån lokalen och eventets behov.

När ni väljer DJ till ett företagsevent bör ni framför allt kontrollera:

• erfarenhet av företagsevent
• förmåga att läsa av olika typer av gäster
• vad som faktiskt ingår i priset
• hur ljudet anpassas efter lokalen
• mikrofon och teknik för tal
• installation och soundcheck
• backup och teknisk beredskap
• musikplanering
• vem som faktiskt ansvarar för eventet

En bra DJ-tjänst handlar om att skapa ett tryggt och genomtänkt upplägg där musik, teknik och kvällens moment fungerar tillsammans.